Reuniões de trabalho mais eficientes: 5 dicas

Representando frequentemente uma boa fatia do horário de trabalho e apontadas por muitos como um dos grandes entraves à produtividade, é essencial tornar as reuniões de trabalho mais eficientes e proactivas.

Rabiscos, olhar fixo no telemóvel ou tablet e escassa participação são sinais inequívocos – e bastante comuns – de que o que está a ser debatido numa reunião já não consegue a captar a atenção dos envolvidos e que a mesma não está a ser bem-sucedida e gerida. Evitar situações deste tipo e tornar as suas reuniões produtivas passa acima de tudo por algumas alterações nos procedimentos:

1. Clara definição de objetivos.

Antes de agendar a reunião certifique-se daquilo que pretende com a mesma: ideias para solucionar um problema; comunicação de nova estratégia ou alterações de gestão; apresentação de projeto, etc. Invista algum tempo na especificação do que de facto se pretende – se necessário peça ajuda a um colega.

2. Convocação das pessoas estritamente necessárias.

Solicite a presença apenas de quem realmente é necessário: pessoas afetadas por uma eventual alteração; pessoas responsáveis por determinado input, etc. Muitas vezes não é necessária a comparência de todo o departamento ou mesmo equipa, bastando informar os não convocados por mail, por exemplo. Mantenha em mente que para as pessoas que não estão diretamente envolvidas ou cujo contributo não é necessário por razões várias, estarão apenas a perder tempo.

3. Reduza para metade o tempo inicialmente previsto.

Quinze minutos em vez de 30, 30 em vez de uma hora. Evitará assim perder tempo em deambulações que fujam ao tema central, muito fáceis de ocorrer quando várias pessoas se juntam. Comece e acabe à hora definida – se for necessário, defina o tempo atribuído a cada ponto da ordem de trabalhos e envie esta informação por email ou projete-a ou escreva-a num quadro ou parede. Marcar a reunião para uma hora pouco comum pode também ajudar, caso por exemplo de cinco ou dez minutos depois da hora certa (11h05/10, por exemplo), reduzindo os atrasos das pessoas que tendem por norma a chegar atrasada.

4. Reduza ao mínimo o uso de tecnologia.

Telemóveis e tablets são uma excelente fonte de distração. Mesmo o recurso extensivo ao powerpoint pode ter um efeito contraproducente, a não ser que o mesmo seja usado como informação adicional – passar slide atrás de slide com tudo aquilo que está a ser dito dispersa a atenção.

5. Considere fazer a reunião de pé.

De acordo com um estudo realizado por Bob Sutton, professor da Stanford Business School, que comparou decisões tomadas por 56 equipas de trabalho que faziam reuniões de pé e 55 que se reuniam sentados, os grupos de pé demoravam 34% menos tempo a tomar decisões. Naturalmente, isto só se pode aplicar em reuniões breves, previstas para 15-20 minutos.