Sempre a horas: descubra como

O que pode fazer para finalmente conseguir eliminar os atrasos e abraçar o conceito de pontualidade, quem sabe até a britânica.

Se por mais que aparentemente se esforce, não consegue sair de casa a horas, atrasa-se ao deixar os miúdos no colégio, chega sistematicamente tarde ao jogo de basquetebol do filho mais novo ou às reuniões marcadas diariamente, a pontualidade não será certamente o seu ponto forte, mas não está só; há muito mais pessoas com dificuldades em gerir o seu tempo e conciliar bem todas as solicitações. A boa notícia é que, com algum empenho e uma melhor gestão de tempo, é fácil inverter esta situação.

Otimize a gestão do seu tempo

Uma das possíveis causas para não chegar constantemente a horas pode ter a ver com o facto de ainda não ter conseguido gerir bem o seu tempo. Se for este o caso, pode recorrer a uma das muitas apps desenvolvidas especificamente para este efeito, caso da Toggl, Top Tracker, concebida tendo os freelancers em vista, Harvest, etc.

Porque se atrasa?

Se o seu objetivo é deixar de se atrasar, um dos exercícios que terá de fazer é identificar os motivos que o levam a atrasar-se, que podem passar pelo agendamento de mais tarefas do que aquelas possíveis para um determinado período de tempo, quer a nível profissional, quer pessoal.

Para perceber porque é que se atrasa, deve mesmo tirar algum tempo para contabilizar o tempo despendido diariamente nas várias tarefas, do duche à consulta de emails, do tempo desde que se levanta até sair de casa à deslocação de e para o trabalho/ginásio/escola dos miúdos, atividades extracurriculares, reuniões, almoço, etc. Para o ajudar nesta tarefa, pode recorrer às apps já mencionadas. Depois, é só (!) procurar equilibrar tudo, o que passará por pedir a alguém que vá buscar/levar os seus filhos à escola/atividades, reduzir o número de reuniões diárias, acelerar o duche e o pequeno-almoço, etc.

Distrai-se com as notificações do smartphone/redes sociais? Desligue-as! Distrai-se com os emails pessoais? Contemple cinco minutos de manhã e à tarde para os ver, por exemplo. Carrega no snooze quando o despertador toca? Coloque o alarme a uma distância tal que exija levantar-se para o desligar.

Programe as diferentes tarefas e mantenha-se fiel ao tempo programado

Depois de calcular quanto tempo lhe é exigido pelas diferentes tarefas, comece por programá-las na agenda/calendário – se necessário, use um temporizador para o auxiliar nesta fase inicial. Antes de registar cada tarefa, pense no tempo que a mesma vai exigir-lhe e programe-se em consonância.

Sobrestime

De forma a conseguir fazer face a eventuais imprevistos, que podem surgir em qualquer altura, é bom considerar sempre uma margem de tempo para maior segurança: uma tarefa que se prolonga, um acidente ou uma rua cortada a caminho de uma reunião/evento. Não receie chegar mais cedo: se acontecer, pode sempre aproveitar para responder a emails e/ou adiantar outras coisas.

Organize-se na noite anterior

Habitue-se a deixar tudo o que precisar de manhã pronto na noite anterior – da roupa e acessórios a usar às chaves de casa e do carro, carteira, são minutos preciosos que não pode gastar e atrasos que não vai sentir.

Se leva snacks e almoço para o local de trabalho, deixe-os preparados igualmente de véspera. De manhã, é só acondicionar e levar. Aproveite e simplifique também a preparação do pequeno-almoço: separe em embalagens individuais o que necessita para smoothies ou batidos, congele-os e retire-os diretamente para o liquidificador, acomode em sacos de sanduíches as fatias de pão para torrar de manhã, faça overnight oats ou pudim de chia, se gostar, congele pequenas frittatas… soluções não faltam e estão à distância de um clique. Aproveite-as!

Na noite anterior, convém igualmente – mesmo primando pela pontualidade – passar a agenda do dia seguinte em revista e confirmar que tem tudo o que possa ser necessário: documentos para reuniões/apresentações, exames/análises, caso tenha consulta médica, prenda de aniversário se não lhe der jeito regressar a casa antes, equipamento desportivo/musical/outro para atividades extracurriculares dos filhos, etc.

Considere os períodos em movimento

É algo que muitas pessoas esquecem e que pode sair caro, quando o que está em causa é uma boa gestão do dia a dia: não considerarem os momentos de transição, como, por exemplo, o tempo gasto em deslocações na agenda, correndo o risco de marcar coisas que se sobreponham, comprometendo o que está para a frente. No que respeita ao trânsito, conte com pelo menos mais dez minutos do que o que normalmente seria expectável.

Adiante o relógio

Não é uma fórmula milagrosa, mas ajuda em muitos casos. Considere adiantar pelo menos cinco minutos o relógio de pulso, do carro e de secretária, por exemplo.