Maior produtividade em 10 passos simples

Saiba como tirar o melhor partido dos seus dias de forma simples e eficaz.

Aumentar a produtividade no local de trabalho, além de ser uma forma de gerir melhor o dia, permite ainda reduzir os níveis de stress, o que, por sua vez, pode traduzir-se numa melhor qualidade de sono, menos fadiga e maior eficiência.

1. Comece o dia focado em si

Ignore o telefone, mails e afins ao acordar. De acordo com um artigo da Forbes, uma das coisas que matam a produtividade é começar a manhã a consultar mails e/ou o calendário. Concentre-se antes num bom duche e pequeno-almoço, exercício físico ou meditação, as ferramentas essenciais para lhe assegurarem a energia necessária para um dia produtivo.

2. Listas, um bom aliado

Uma excelente forma de o ajudar a gerir o seu tempo, as listas podem tornar-se um elemento vital para aumentar a sua produtividade, especialmente nas alturas de maior sobrecarga. Habitue-se a diariamente listar tudo aquilo que precisa de fazer e a riscar as tarefas que for completando. Desta forma conseguirá ter uma melhor noção do seu rendimento e ajustar-se mais rapidamente às suas necessidades. Priorize as tarefas inadiáveis. Procure também equilibrar a complexidade das tarefas, caso contrário, o mais provável é concentrar-se nas mais simples, deixando as mais complexas para o fim. E isto quase de certeza que não terá bons resultados.

3. Otimize o tempo das reuniões

As reuniões são um dos maiores consumidores de tempo no dia a dia. Retirar-lhes cerca de 25 a 30 por cento do tempo pode permitir-lhe ganhar algumas dezenas de horas por mês. Feitas as contas, podem ser centenas de horas que pode aproveitar para outras coisas ao final do ano. Certifique-se de que os planeamentos são cumpridos e que apenas é abordado o que de facto importa.

Antes de marcar qualquer reunião, habitue-se a confirmar se é realmente necessária – muitas vezes uma simples troca de mails ou um telefonema é suficiente para resolver todas as questões.

No que respeita a rentabilizar o tempo, um telefonema ou conversa no chat podem revelar-se muito mais produtivos do que a troca de emails, uma vez que permitem especificar o que se pretende e esclarecer eventuais mal-entendidos de forma mais rápida.

4. Faça intervalos regulares

Fazer regularmente pequenos intervalos, especialmente durante as tarefas mais exigentes em termos de tempo e concentração ajuda a manter um ritmo de desempenho constante.

5. Reduza as interrupções

Especialmente durante projetos críticos, várias interrupções ao longo do dia traduzir-se-ão frequentemente em saídas do local de trabalho tardias. Habitue-se a desligar as notificações de mail, mensagens de voz, redes sociais e afins, até mesmo de SMS e reserve períodos ao longo do dia para o fazer. Evitará assim inúmeras distrações que poderão comprometer a concentração e o desempenho. Se trabalhar num open space, reserve períodos específicos para os seus colegas; caso tenha um escritório, manter a porta fechada é uma boa solução.

6. Uma tarefa de cada vez

Ao contrário do que possa parecer, tentar fazer duas ou mais coisas em simultâneo não aumenta a produtividade; pelo contrário, pode reduzi-la, especialmente quando se salta continuamente de uma para outra, já para não falar do cansaço que gera. Se quer ver melhorias na sua produtividade, procure focar-se numa tarefa de cada vez.

7. Aproveite as horas de maior rendibilidade

Os ritmos variam de pessoa para pessoa e enquanto umas funcionam melhor de manhã, para outras a melhor altura para trabalhar é a tarde ou mesmo a madrugada. Deixar o trabalho mais complexo para essa altura e deixar as tarefas menos exigentes para as horas em que os níveis de energia estão mais em baixo pode traduzir-se numa maior eficiência e/ou produtividade.

8. Utiliza transportes? Rentabilize-os!

Uma das vantagens de se deslocar para o local de trabalho de comboio, metro, barco ou autocarro é a possibilidade de aproveitar esse tempo para elaborar a lista de prioridades para o dia, responder a mails, ler informação necessária, etc.

9. Destralhe

O espaço onde trabalha é outro dos aspetos a considerar quando o objetivo é aumentar a produtividade. Destralhar o espaço de trabalho é um dos primeiros passos a dar. Remova tudo o que é inútil, o que não usa ou não traz valor acrescentado, deite fora o que não está em bom estado, recicle o que puder ir para os ecopontos e, por fim, ponha um ponto de ordem na sua secretária. Desta forma, perderá consideravelmente menos tempo à procura das coisas de que realmente necessita, o que lhe permite focar-se mais na tarefa que se encontra a desempenhar.

10. Em teletrabalho?

Se se mantém em teletrabalho, uma prática ainda em vigor parcial ou totalmente em muitas empresas, comece por definir um espaço exclusivo de trabalho, preferencialmente numa zona com pouco “tráfego” humano. Não misture as obrigações profissionais com as pessoais ou domésticas (pôr a máquina a lavar, estender a roupa, limpar a casa, etc.), uma tentação a que é importante resistir sob pena de não conseguir riscar as diferentes tarefas da lista de afazeres. Naturalmente, se tiver alguns minutos livres, poderá fazê-lo, mas não deixe que se torne regra. Definir um horário de trabalho ajuda a separar estas duas áreas, profissional e pessoal, promovendo uma maior rendibilidade. Dependendo do tipo de trabalho, poderá não ter de se limitar ao horário de escritório padrão, digamos assim, e optar por outro que melhor se adapte ao seu perfil. Há pessoas mais madrugadoras, para as quais as primeiras horas do dia rendem mais, outras que não conseguem funcionar bem antes das 10 da manhã, outras ainda que preferem o sossego da noite. Importante é manter-se fiel ao horário predefinido.

Não menos importante, procure manter rotinas, como a ida ao ginásio ou uma caminhada em alternativa, por exemplo, tempo para almoçar e, claro, tempo para parar.