Organização: torne a sua secretária mais eficiente

Organização: torne a sua secretária mais eficiente

Manter o espaço onde trabalha limpo, arrumado e, acima de tudo, funcional tem se revelado uma missão impossível? Então estas dicas são um bom ponto de partida para ter de vez uma secretária organizada.

Além de aumentar os níveis de stress, trabalhar numa secretária desarrumada compromete a produtividade – por vezes até mesmo a reputação –, e é um fator de distração. A boa notícia é que não é preciso muito para inverter esta situação.

Acessórios de lado

Candeeiro, canetas, lenços de papel, são algumas das coisas que temos habitualmente na secretária e que acabam por atrapalhar. Mantenha tudo do mesmo lado e certifique-se de que à volta do computador ou do seu material principal de trabalho há espaço livre. Poderá colocar tudo num tabuleiro – os de acrílico permitem maior visibilidade – o que permite manter tudo “sob controlo”. Melhor ainda, opte por um candeeiro de pé, ao lado da secretária.

Gavetas user-friendly

Post-its, lápis, canetas, marcadores, clips, pens USB, etiquetas, blocos de notas e os vários cartões, o ideal é arrumar tudo em bandejas organizadoras na gaveta – ao abrir estará tudo à mão, facilmente visível.

Livre-se do papel

Se ainda imprime todos os e–mails e todos os documentos enviados por esta via, esta é a altura ideal para pôr termo a este hábito e começar a organizar tudo em pastas criadas especificamente para o efeito no seu computador. Além de reduzir as quantidades de papel em cima da secretária, conseguirá mais facilmente encontrar tudo o que precisa rapidamente e, ainda, reduz o desperdício de papel.
Se não pode livrar-se do papel, arranje dois ou três tabuleiros (os verticais requerem menos espaço) para as diferentes funções: urgente/não urgente/correio; para destruir/arquivar; faturas/etc.

Não acumule

Quanto mais desarrumada estiver a sua secretária, maior é a tendência para continuar tornando-se, por vezes, impossível encontrar o que se pretende, já para não falar no desperdício de tempo que este esforço representa. No final de cada dia, antes de sair, dê destino a tudo o que está a mais: arquive o que for necessário, deite fora o que estiver a mais e ponha o resto no devido local.

Espaço extra

Se a secretária estiver encostada à parede, uma forma simples de arranjar mais espaço e libertar a secretária é colocar uma prateleira à sua frente, que esteja facilmente acessível.

Em modo monocromático

Cubos, cestos, clips, se precisar, são bons aliados para ter a secretária em ordem. Manter-se fiel a uma tonalidade no que diz respeito aos acessórios dá uma sensação de maior organização.
Na parede Um quadro magnético ou de cortiça pode ser o que precisa para se manter a par de tudo o que precisa de fazer. Pode afixar notas/recados, faturas por pagar, fotografias, bilhetes de avião/espetáculos, contactos urgentes, por exemplo, que de outra forma se acumulariam sobre o seu espaço de trabalho.