Mais tempo para ser produtivo

As horas sucedem-se e a lista de tarefas para o dia praticamente não se altera, aumentando inclusivamente algumas vezes. Queixa comum em muitas pessoas, pode – e deve-se – combater com relativa facilidade, otimizando a sua produtividade e dia de trabalho e reduzindo simultaneamente os seus níveis de stresse e ansiedade.

Interrupções provocadas por visitas constantes de colegas ou telefonemas, emails, pessoas a falarem alto, toque de telefones, reuniões desnecessárias, barulho feito ao escrever-se nos teclados, papelada e desarrumação são alguns dos fatores que podem comprometer o trabalho e, consequentemente, a concretização dos objetivos propostos.

Não procrastine o mais difícil

Tenha sempre presente – fazer listas ajuda – as tarefas que precisa de fazer e divida-as em essenciais, desejáveis e não essenciais e trate das primeiras durante a parte do dia em que é mais produtivo. Não as adie; se tiver de protelar, faça-o com as que não são essenciais (aproveite para analisar se estas são mesmo imprescindíveis ou se podem ser riscadas da lista).

Diga não às interrupções

Visitas constantes de outros colegas podem até parecer uma bola altura para fazer uma pausa no trabalho, todavia podem levar-lhe uma boa fatia do seu tempo, dado que além do tempo despendido com as mesmas, “roubam” também o tempo necessário para se voltar a concentrar. Minuto a minuto… Para o evitar, defina um horário durante o dia para tratar de questões com o resto da sua equipa, exceção feita, naturalmente, a assuntos urgentes.

Pode fazer o mesmo com emails, estabelecendo um período de manhã e outro à tarde, por exemplo, para dar resposta aos mesmos. Neste caso, e para não ser interrompido com telefonemas, programar a resposta automática para informar os remetentes.

Excesso de papelada

Tarefas necessárias, mas consumidoras excessivas de tempo precioso, nem sempre precisam de ser feitas por si, por isso, sempre que possível tente delegar. Antes de mais, no entanto, deve dividir os seus documentos tendo em atenção o fator tempo, entre prioritários (resolução imediata, para o próprio dia); não prioritários (resolução dentro de uma semana sensivelmente); nenhuma ação requerida (para arquivo ou lixo imediato, dependendo do caso).

Agenda cheia?

Reuniões, compromissos desnecessários tendem a encher a agenda e a roubar tempo precioso. A solução por procurar tornar as reuniões mais produtivas e, regra geral, mais breves, bem como alargá-las apenas às pessoas necessárias. E ver se são mesmo precisas ou se a informação a tratar na reunião não pode ser passada por email, por exemplo. Feitas as contas, dez pessoas numa reunião de uma hora representa dez horas de trabalho – analisar se vale a pena deve ser uma prioridade. Quanto aos compromisso, aprender a dizer “não”, de forma delicada e firme, é frequentemente meio caminho andado para ganhar horas muito mais necessárias de trabalho.